Jeden manažérsky mýtus

Organizačná štruktúra vyrieši všetky problémy vo firme - je to mýtus alebo pravda?

Organizačná štruktúra - má ju každá firma, ktorá funguje. Tak, ako sa vyvíja firma, vyvíja sa aj jej štruktúra a to bez ohľadu na to, či ju zakladateľ vytvoril hneď pri založení firmy, pred 5 rokmi alebo ju tvorí práve teraz. Obvykle je prvýkrát vytvorená a publikovaná až v momente, keď vedenie do firmy zavádza nejaký systém riadenia kvality (v Európe je to najčastejšie ISO), ktorý ju priamo vyžaduje. 

Teda neznamená to, že ak ju nemáte vyvesenú vo firme, tak neexistuje. Veď predsa každý pracovník vie, kto je majiteľ, konateľ, výkonný, obchodný alebo ekonomický riaditeľ.  Čiže v nejakej forme existuje. 

Pokiaľ však nie je vypracovaná, obsadená existujúcim personálom a vyvesená vo forme tabule, nikto ju nebude poznať, rešpektovať a ani používať. Navyše až v takejto forme patrí k štandardným nástrojom manažmentu.

Tu majú firmy rezervy, často je to niečo, čo počká, veď hlavné je zohnať zákazky alebo vyťažiť výrobu. Ak firma začne stagnovať, alebo sa dokonca dostane do problémov, veľa manažérov je presvedčená, že keď ju vypracujú, tak tým vyriešia všetky svoje problémy. 

Mínusy:

Ak firma nefunguje dobre, nová organizačná štruktúra ju nezachráni, v tomto prípade sa treba postarať o objednávky, teda napredávať produkty (tovary a služby), aby bolo pre koho vyrábať a dodávať.  Peniaze tečú do firmy od zákazníkov.

Najťažšie sa do nej zapracovávajú kumulované funkcie mnohých ľudí vo firme. 

Plusy:

Dobrá organizačná štruktúra so správnymi ľuďmi na kľúčových pozíciách dokáže skutočne zvýšiť efektivitu celej spoločnosti. Treba však pamätať, že to je len prvý krok. 

Treba zadefinovať na každom poste veľa vecí. Ako príklad sa dajú uviesť právomoci, zodpovednosť a povinnosti, rozsah činností, či dokonca pracovné postupy a samozrejme výsledok práce na danej pozícii. 

Tak, je alebo nie je potrebná?

Môžete mať tú najdokonalejšiu organizačnú štruktúru na svete a aj tak skrachovať. Firma je o ľuďoch. A naopak, môžete mať aj tých najlepších ľudí vo firme a predsa sa Vám nemusí dariť. 

Ak neurobíte organizačnú štruktúru na ľudí (v zmysle pavúka a zásady - nový človek = nový chlievik), ale podľa funkcií a pozícií, ktoré musí každá firma mať a následne obsadíte ľuďmi, skutočne zistíte, čo je vo firme predimenzované a čo poddimenzované. Takto sa dajú objaviť aj doslova maskované diery - teda funkcie, ktoré by sa mali vykonávať a nikto ich nevykonáva. 

Viete, že toto sa dá čiastočne odhaliť aj bez vypracovanej excelentnej štruktúry? 

Nechajte všetkých pracovníkov spísať všetky činnosti, ktoré vykonávajú (alebo urobiť snímku týždňa, kde doplnia, čo robia 1x mesačne alebo 1-2 krát ročne).

Jednoduchým porovnaním môžete zistiť najmenej dve veci. 

Za prvé, že niektoré činnosti vykonáva veľa ľudí, prehadzujú si zodpovednosť za ich dokončenie medzi sebou a hlavne, keď potrebujete výsledky, musíte si dané veci zariadiť inak alebo dokonca urobiť sám. 

Za druhé, môžete zistiť, že niektoré potrebné činnosti vo firme nevykonáva nikto (alebo nikto si nie je vedomý, že by to mal robiť). 

Zaujímavé je toto tiež porovnať s aktuálnymi pracovnými zmluvami, pracovným zaradením jednotlivých pracovníkov a popismi pracovných činností (ak sú vôbec vypracované).

Záver:

Skôr, či neskôr musí každý podnikateľ či firma nejakú organizačnú štruktúru vypracovať. 

Tu sa dá urobiť veľa dobrého, ale aj veľa pokaziť. Pre zvýšenie efektivity vo firme je dobrý pomocník.

Prax ukázala, že najefektívnejšia forma skutočne fungujúcej organizačnej štruktúry je takzvaný "ORGBOARD".

Na úspech firmy to ale nestačí, aj keď je to vynikajúci základ. Orgboard funguje len vtedy, ak je správne obsadený - jednoducho, ak sú správni ľudia na správnych miestach. Schválne nepíšem o najlepších. Je to ale niečo, čo vám môže pri správnom použití pomôcť dosiahnuť skvelé výsledky aj s priemerným teamom (a bohužiaľ priemerných ľudí je na svete väčšina).

A ešte jedna poznámka na záver: 

Vo firme je prvoradá produkcia. Organizovať bez primeranej produkcie nemá zmysel, pretože by sa vám mohlo stať, že "zomriete na krásu"!